Работа и персонал в Украине

Вы согласны, что каждый руководитель мечтал о таких сотрудниках?

Так, где же их взять?

Плохая новость состоит в том, что нет волшебного и загадочного источника таких сотрудников. Хорошая новость такова, что такие сотрудники есть, их большинство и найти их все-таки можно.

Наверняка у вас в компании уже есть как минимум, пара тройка сотрудников, которым вы доверяете и, которые тащат на себе львиную долю работы. Без которых вы не представляете компанию. Иногда это не самые приятные и милые люди. Они иногда бурчат, возмущаются, спорят с вами, высказывают в лицо неприятные вещи, порой конфликтуют с другими сотрудниками, НО, вы это переносите, потому что знаете, что если их уволить, то на вас свалится огромный объем работы. Они незаменимы потому, что постепенно подобрали под себя всю работу, которая в противном случае не была бы сделана из-за лени, разгильдяйства, и безответственности других сотрудников. Да и руководитель, чего греха таить, руководствуясь народной мудростью: «Хочешь, чтобы работа была сделана, — поручи ее самому занятому», перекладывает на их плечи обязанности других сотрудников. И они оправдывают надежды руководителя и действительно справляются с задачей. И то, что такие люди у вас есть — это замечательно. Но зачастую они, как и вы, перегружены, раздражены и постепенно «выгорают»...

И здесь есть две проблемы. Во-первых, когда человек перегружен у него накапливается усталость, количество незавершенных дел растет и может произойти слом — так называемое «выгорание менеджера», и тогда руководителя ждет неприятный сюрприз, важный (эффективный) сотрудник увольняется. Во-вторых, из-за того, что он разрывается между множеством дел, часто находящихся в разных областях (сферах) деятельности компании, его эффективность начинает снижаться.

Что с этим можно сделать? Имеется целых две возможности, (источника) причем эти возможности не исключают друг друга. Наоборот их лучше всего использовать вместе.

Возможность первая. Это внутренние резервы, т.е. уже существующие и работающие в нашей компании сотрудники. Да, да, большинство из них далеко не безнадежны, и как показывает практика: часто просто недогружены, и вполне могут приносить пользу компании и хорошо выполнять работу.

Есть и другая возможность, и такое так же встречается нередко в компаниях: в компании просто недостаточно сотрудников, да, их не хватает, чтобы выполнить все плановые обязательства в срок и получить запланированный Владельцем результат. Возможно, кто-то из Руководителей скептически улыбнутся, прочитав это заявление. Они успели уже убедиться, что набирая новых сотрудников, не облегчают себе жизнь, а только усложняют. Количество сотрудников увеличивается, а толку никакого, вот только затраты растут... Руководители подразделений требуют себе сотрудников, получают их, но эффективность подразделения не растет. Один мой знакомый рассказал «Когда начинал бизнес, все делал сам, работал до позднего вечера, очень уставал. Мечтал, что когда бизнес вырастет и сотрудников станет больше, передаст часть обязанностей и станет легче. И что? Бизнес вырос, сотрудников стало больше, только теперь работать пришлось и в выходные». И мы понимаем, что если мы не можем добиться, чтобы существующие сотрудники работали, где гарантия, что новые станут приносить пользу, а не головную боль. Почему так происходит?

Как обычно строится работа в компаниях? По принципу «Все отвечают за все» или «Эй ты иди сюда, сделай это». И сотрудники там — этакие универсальные солдаты.

Или загадочная должность заместителя в некоторых компаниях. Часто мало кто понимает, для чего они существуют. И они либо только «надувают щеки» и мешают. Либо занимаются всем. По сути, он работает палочкой выручалочкой главного шефа. Этакий пожарник, который бежит туда, где стало особенно трудно. Когда я спросил одного из них, в чем заключаются его обязанности, он ответил: «Раньше отвечал за работу магазинов, но у нас недавно уволили человека, который отвечал за работу с зарубежными партнерами, потому, что он все развалил и шеф поставил меня налаживать поставки и растаможку.» И так работают не только заместители.

При таком положении вещей возникает еще одна проблема, часто трудно определить, кто и какую пользу приносит компании. Кого необходимо нанять и для чего. И создается впечатление, что руководителя окружают одни бездельники. Но это не правда.

Если сотрудники будут четко знать, кем являются в компании, каковы их обязанности и какой результат от них требуется, то смогут приносить пользу компании и разгрузить вас и других перегруженных сотрудников.

Вспомните, что Генри Форд изобрел замечательную вещь — конвейер. Вся суть которого заключается в том, что каждый отвечает за узкий участок и выполняет какую-то конкретную работу. Результат его труда передается следующему по цепочке специалисту который делает свою часть работы и передает ее следующему, и так далее, пока не получается готовый продукт. Здесь сразу видно, сколько рабочих нам требуется для выполнения действий на конвейере. Принцип конвейера очень понятен применительно к производству. Он и применяется сегодня на всех производствах. Но его можно применить не только к производству.

Так, еще в пятидесятых годах прошлого века, были разработаны принципы применения конвейера применительно ко всей организации. Это открытие называется «Организующая схема». Обратите внимание не организационная, а именно «Организующая схема». Это очень точное определение, она именно организовывает работу в компании. Она не просто показывает, кто какую должность занимает. Производство в ней рассматривается, как часть конвейера, где работа течет как бы по одному потоку, и вся организация, в которой каждое подразделение точно и четко взаимодействует, работает на достижение конечного результата.

Давайте рассмотрим, какой должна быть организующая схема компании, чтобы с одной стороны, выполнялись все ключевые функции, позволяющие компании производить и обменивать результаты своего труда. С другой стороны, обеспечивать эффективное управление (менеджмент качества) и контроль основных технологических и бизнес-процессов. А также, чтобы структура компании не менялась по мере роста компании.

Такая универсальная структура содержит внутри себя набор обязательных функций, который можно назвать ключевыми, так как они являются своеобразным ключом к решению проблемы успешной работы и развития организации.

Правильная последовательность «включения в работу» подразделений для выполнения своих функций на схеме — смотрите поочередно слева направо. Включаясь один за другим, подразделения в результате своей работы создают свои продукты (результат деятельности). Продукт предыдущего подразделения используется для работы следующими подразделениями. Таким образом, каждое подразделение, выполняя свою функцию, вносит свой вклад в получение Продукта всей компании.

Последовательное включение всех ключевых функций образует главный ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ЦИКЛ. Можно сказать, что главный производственный цикл представляет собой последовательность создания продукта компании.

Если компания не получает свой продукт или получает его в недостаточном количестве или не того качества, — это значит что одно или несколько подразделений не выполняют, или выполняют не в полной мере свои функции и не получают, или получают в недостаточном количестве свои продукты.